Orientierungsgespräch
Den Anfang macht ein ausführliches Orientierungsgespräch. Dabei erfahren wir, wie Ihre Kundenkommunikation aktuell aufgestellt ist, welche Veränderungen, Erweiterungen und Ergänzungen Sie sich vorstellen, und welche Erwartungen Sie an uns als Dienstleister haben. Unsererseits reflektieren wir, welche Erfahrungen wir in der Kundenkommunikation – speziell in Ihrem Unternehmenskontext – einbringen können, bis hin zu ganz konkreten Ansätzen, wie eine Unterstützung durch uns aussehen könnte. Dies schließt selbstverständlich auch eine erste Information über Preis- und Leistungsmodelle ein. Des weiteren betrachten wir technische und organisatorische Rahmenbedingungen, wie z.B. Anbindung an die Telefonanlage, das CRM System und an das E-Mail-System sowie Anforderungen an den Datenschutz oder die Organisation der regelmäßigen Abstimmung.
Vertiefungsgespräch
An ein erfolgversprechendes Orientierungsgespräch schließt sich – oft bereits nach wenigen Tagen – ein Vertiefungsgespräch an. Hier bereiten wir den Weg ins Kooperationsprojekt. Die besprochenen Leistungselemente inkl. individueller Anpassungen werden festgelegt, das gewählte Preismodell wird beschlossen. Die angestrebte technische Anbindung wird fixiert und datenschutzrechtliche Rahmenbedingungen sowie die organisatorische Zusammenarbeit werden vereinbart.
Nun sind alle Voraussetzungen geschaffen, damit wir einen Vertragsvorschlag aufsetzen und diesen gemeinsam zum Abschluss führen können.
Ramp-up
Die erste Phase des Kooperationsprojekts ist der Ramp-up. In einem Kickoff Meeting wird folgendes festgelegt, ausgetauscht bzw. bestimmt:
- alle technischen Anbindungen
- Zugangsdaten (CRM, E-Mail, Telefonanlage etc.)
- ausführende Mitarbeiter bei patipy und Kundenansprechpartner
- zeitliche und kapazitive Planung (Starttermin, Meilensteine etc.)
- Verantwortliche und Ihre Aufgaben
- Regelmäßige Abstimmungsmeetings
- Verfahren für Ad hoc Rückmeldungen
- Kommunikationsvorgaben
- Dokumentationsanforderungen
Unsere Service-Module
Terminvereinbarungsservice
Eine Terminvereinbarung ist eine einfache Sache. Oder? Oft leider nicht…
Ob es um regelmäßige Wartungen von Maschinen und Anlagen, Kfz-Services, Handwerks- oder Dienstleistungstermine geht: praktisch immer gibt es nicht nur ja oder nein, klappt oder klappt nicht. Sondern es geht um das Finden des passenden Termins im Gespräch. Unter Abwägung vieler Optionen.
Bei Terminen im Hause des Kunden geht es darum, einen passenden Termin zu finden, an dem Ihr Kunde die erforderliche Zeit hat, die nötigen Vorbereitungen kennt und treffen kann, und an dem Ihre kompetenten Mitarbeiter verfügbar sind, am betreffenden Ort.
Bei Terminen in Ihrem Hause sollen die Kunden ebenfalls gut vorbereitet kommen und alles erforderliche dabei haben. Ein gutes Kundenerlebnis soll sichergestellt sein.
Wir erledigen Ihre Terminvereinbarungen kompetent, effektiv und freundlich.
Second Level / Backoffice Support
Bei dieser Unterstützung Ihrer Teams dreht sich viel um Kompetenz.
Wir eignen uns das erforderliche Wissen an, um eine dem „Second Level“ gemäße Unterstützungsqualität zu leisten, und lernen täglich mehr dazu. So erleben Ihre Kunden schnelle, zielführende Lösungen – freundlich und souverän herbeigeführt. Dieser Anspruch speist sich aus unserer jahrzehntelangen Erfahrung in diesem Aufgabengebiet.
Im Backoffice Support ist die Situation ähnlich gelagert, nur das hier der Kunde typischerweise intern ist, also z.B. eine hauseigene Abteilung hat. Unser Qualitätsmaßstab ist natürlich derselbe: schnelle, zielführende Lösungen – freundlich und souverän herbeigeführt.
Akquisitionskampagnen
Der Akquisitionsservice am Telefon ist eine sehr besondere Disziplin.
Der verschiedentlich oft äquivalent verwendete Begriff Cold-Calling greift zu kurz. Unser Service fokussiert auf erklärungsbedürftige Produkte und Dienstleistungen meist mittelständischer Unternehmen. Unser Ansatz folgt einem jahrelang erprobten Vorgehen, mit Workshop zur Festlegung der Kampagnenziele und Identifikation der Zielkunden(segmente) und der priorisierten Durchführung der Calls inkl. Feedbackschleifen.
Der Workshop dient insbesondere auch zum Aufbau unserer Kompetenz, um vom ersten Moment an mit Ihrem Namen überzeugend im Markt zu wirken.
Begleitender Recherche- und Akquisitionsservice
Wie häufig erleben Sie als Führungskraft folgendes: Sie lesen einen Artikel, besuchen eine geschäftliche Veranstaltung oder schnappen einfach auf irgendeine Weise eine vage Geschäftschance auf. Der Tag ist voller Impulse dieser Art – die meisten gehen im Tagesgeschäft schnell wieder unter.
Wie wäre es denn mit einem Service, dem Sie diese Impulse einfach zurufen können? Wir recherchieren dann wichtige Details zu dem potentiellen Kunden, eruieren die Relevanz für Ihr Unternehmen und ermitteln Ansprechpartner. Das typischerweise 2-seitige Rechercheergebnis senden wir Ihnen zeitnah zu. Oder wir übernehmen auch gleich die Kontaktaufnahme, zum Beispiel per Telefon oder Linkedin – alles in Ihrem Namen.
Dieser Service ist für eine längerfristige Begleitung Ihrer Akquisitionsaktivitäten ausgelegt. Auch mit einem überschaubaren monatlichen Budget können schon eine ganze Reihe von Recherchen durchgeführt und Kunden kontaktiert werden. Und: wir sind da, wenn wir gebraucht werden – selbstverständlich lässt sich der Service kurzfristig unterbrechen oder beenden.
CRM-/ Kundendatenpflege/ Kundendatenaktualisierung
Mit der wichtigste Wert im Unternehmen sind die Kunden. Aber wie steht es um diesen Wert wirklich?
Im CRM mag es viele Einträge geben, auch mit gut bestückten Datensätzen. Das sagt aber leider nicht viel über die Güte und Aktualität der Kundendaten aus. Gab es Veränderungen bei den Kunden? Fusionen, geänderte Geschäftsfelder, neue Produkte? Sind die jeweiligen Ansprechpartner noch up to date? All dies lässt sich gut am Telefon klären – viel besser als schriftlich mit Formular oder ähnlichem. Und als Krönung können wir bei dieser Gelegenheit auch ein, zwei offene Fragen an den Kunden stellen, und so relevante Neuigkeiten erfahren und wertvolles Feedback für uns erhalten. Es empfiehlt sich, diese CRM Pflege in regelmäßigen Intervallen durchzuführen. So bleiben Sie immer mit Ihren Kunden in Verbindung und wissen über aktuelle Entwicklungen Bescheid.
Hoch qualifizierte Front Office Services
Das wünscht sich jeder Kunde: „Ich möchte gleich beim ersten Anruf gut beraten und informiert werden.“ Und das ist das Ziel unseres hoch qualifizierten Front Office Services, der sich an Anbieter spezieller, einzigartiger Produkte und Dienstleistungen richtet.
Wir setzen alles daran, Ihre Leistungen wirklich gut zu verstehen, und können so Ihre Kunden sehr gut und kompetent beraten und begeistern, insbesondere auch im Fall einer ersten Kontaktaufnahme.
Unser Grundsatz ist: Qualität geht vor Quantität. Wir nehmen uns Zeit für Ihre Kunden und können auf diese Weise äußerst substantielle Gesprächsergebnisse erzielen. Für Sie bedeutet das Entlastung bei den routinemäßigen aber unabdingbaren Erstauskünften und damit mehr Zeit für das Wesentliche Ihres Geschäfts.
Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf!
Vereinbaren Sie ein Erstgespräch mit uns! Dabei analysieren wir, wie Ihre Kundenkommunikation aktuell aufgestellt ist und welche Erwartungen Sie an uns als Dienstleister haben. Daraufhin geben wir Ihnen konkrete Ansätze, wie eine Unterstützung durch uns aussehen könnte. Dies schließt selbstverständlich auch eine erste Information über Preis- und Leistungsmodelle ein.